Hộp thư có thể chờ.
Ngày của bạn thì không.

Câu trả lời ngắn gọn: tắt thông báo email nếu cảnh báo là vấn đề, dùng Thời Gian Sử Dụng khi bạn muốn lịch buổi tối hoặc cuối tuần, và dùng Fella khi bạn muốn ứng dụng email đã chọn không khả dụng cả ngày ngoại trừ một lần kiểm tra ngắn.

Email tạo cảm giác hiệu quả, điều này khiến việc kiểm tra cưỡng chế dễ biện minh. Nhưng việc đọc hộp thư giữa các nhiệm vụ chia nhỏ sự chú ý mà không nhất thiết thúc đẩy công việc quan trọng. Hầu hết tin nhắn có thể chờ đến đợt xử lý có kế hoạch; những vấn đề thực sự khẩn cấp cần một tuyến không phụ thuộc vào việc bạn liên tục làm mới.

Chặn ứng dụng email không xóa hộp thư hay từ chối thư đến. Người gửi vẫn có thể tiếp tục viết, và tin nhắn sẽ ở đó khi bạn truy cập lại tài khoản.

Tắt thông báo iPhone. Mở Cài đặt > Thông báo và chọn Gmail, Mail, Outlook hoặc ứng dụng email của bạn. Tắt Cho phép Thông báo, hoặc loại bỏ âm thanh, huy hiệu và giao hàng Màn hình khóa trong khi vẫn giữ Trung tâm Thông báo.

Dùng cảnh báo ưu tiên cao một cách tiết chế. Gmail có thể thông báo cho tin nhắn ưu tiên cao thay vì mọi tin nhắn; cài đặt này có sẵn cho mỗi tài khoản trong Gmail > Menu > Cài đặt > Thông báo email. Điều này hữu ích khi một tài khoản cần tín hiệu nhỏ hơn.

Gỡ tiện ích hộp thư. Dòng tiêu đề hiển thị trên Màn hình chính hoặc Màn hình khóa vẫn là gián đoạn ngay cả khi không có âm thanh. Gỡ tiện ích thư và huy hiệu chưa đọc nếu chúng kéo bạn vào việc sắp xếp thay vì hoàn thành nhiệm vụ hiện tại.

Tạo quy tắc leo thang. Nói với những người quan trọng hãy gọi hoặc nhắn tin khi có việc thực sự không thể chờ. “Khẩn cấp” nên mô tả một đường liên lạc, không phải lý do để giám sát mọi tin nhắn đến.

Đối với Thời Gian Sử Dụng, vào Cài đặt > Thời Gian Sử Dụng > Hoạt Động Ứng Dụng & Trang Web. Chọn Giới Hạn Ứng Dụng > Thêm Giới Hạn cho số phút hằng ngày, hoặc Thời Gian Nghỉ cho lịch lặp lại. Mở rộng danh mục và chọn ứng dụng riêng lẻ để công cụ năng suất không liên quan không bị tính chung.

1. Chọn những hộp thư gây ra vòng lặp kiểm tra. Thêm Gmail, Apple Mail, Outlook hoặc ứng dụng email đã cài khác. Nếu tài khoản cá nhân và công việc dùng ứng dụng riêng, chỉ chặn ứng dụng bạn muốn đóng.

2. Để các tuyến thiết yếu mở. Giữ Điện thoại, Tin nhắn, lịch, xác thực, bản đồ và bất kỳ công cụ ứng phó sự cố nào có thể truy cập. Fella chỉ chặn ứng dụng bạn chọn.

3. Dùng một lần mở khóa khẩn cấp 5 phút mỗi phiên một cách có chủ đích. Quyết định chuỗi hoặc chi tiết bạn cần trước khi mở. Năm phút phù hợp cho một lần kiểm tra cần thiết, không phải cả buổi sáng xử lý hộp thư.

4. Để ứng dụng tự khóa lại. Khi cửa sổ kết thúc, các ứng dụng email đã chọn lại đóng. Không có quyết định thứ hai về việc bạn đã đạt inbox zero hay chưa.

Fella là trình chặn cả ngày, không phải lịch sau giờ làm. Nếu bạn cần hai hoặc ba đợt email có kế hoạch trên iPhone, Thời Gian Sử Dụng hoặc cách tiếp cận chỉ thông báo phù hợp hơn.

Xử lý email trên máy tính. Trả lời dài hơn, tệp đính kèm, tìm kiếm và phân loại thường dễ hơn với bàn phím. Fella chặn ứng dụng iPhone đã chọn; nó không chặn Gmail hay dịch vụ email khác trên web hay thiết bị khác.

Công bố kỳ vọng phản hồi. Thêm thời gian trả lời bình thường vào chữ ký hoặc quy chuẩn nhóm. Mức dịch vụ rõ ràng giảm áp lực xã hội phải hành xử như thể mọi hộp thư là nhắn tin tức thì.

Tách gửi khỏi giám sát. Soạn tin nhắn ở nơi khác hoặc dùng phiên máy tính có kế hoạch thay vì mở hộp thư cho một ghi chú gửi đi và bị cuốn vào mọi thứ đến.

Đừng chặn cứng kênh duy nhất dùng cho trực on-call, điều phối sức khỏe, chăm sóc, thay đổi du lịch hoặc khôi phục tài khoản. Hãy tạo phương án dự phòng đáng tin trước, rồi chọn ranh giới nghiêm ngặt nhất vẫn an toàn.

Người gửi VIP là điểm trung gian giữa mọi thông báo và không có gì. Trong Apple Mail, chạm tên người gửi trong tin nhắn và chọn Thêm vào VIP; tin nhắn của họ được gắn sao và có thể thông báo riêng với phần còn lại của hộp thư trong Cài đặt > Thông báo > Mail > VIP. Gmail cung cấp cài đặt thông báo chỉ ưu tiên cao tương tự cho mỗi tài khoản.

Tắt tiếng một chuỗi đơn lẻ còn hẹp hơn nữa. Cả Mail và Gmail đều cho phép bạn tắt tiếng một cuộc trò chuyện cụ thể để chuỗi trả lời tất cả bận rộn ngừng ping bạn, mà không ảnh hưởng cảnh báo từ bất cứ thứ gì khác trong hộp thư.

Bộ lọc Tập Trung có thể kết hợp cả hai. Tạo Tập Trung tắt tiếng Mail chung nhưng cho phép thông báo từ danh sách VIP, để sếp, đối tác hoặc khách hàng cụ thể vẫn có thể liên lạc trong khi các chuỗi quảng cáo và CC chờ.